Transport nie taki straszny, czyli zlecanie i przebieg zamówienia krok po kroku
Pewnego burzowego poniedziałku miałam okazję przeprowadzić rozmowę, która zainspirowała mnie do napisania tego krótkiego przewodnika. Pan z firmy eventowej zadzwonił do mnie, lekko spanikowany, mówiąc, że jego przewoźnik wystawił go z realizacją na dzień przed. Przystąpiłam zatem do zadawania standardowych pytań, tak aby jak najlepiej rozeznać się w sytuacji. Pan był zaskoczony pytaniami, bo poprzedni dostawca usług transportowych go nie wypytywał o detale. Zapytałam więc czy realizacje do tej pory zawsze przebiegały bezproblemowo – odparł, że zdarzały się komplikacje, takie jak niezmieszczenie się towaru, nieterminowe dostawy, przekładanie godzin pracy ekipy. Wyrozumiałość tego człowieka była dla mnie niepojęta – niedociągnięcia czasem się zdarzają, natomiast gdy z wyjątku przeobrażają się w regułę to problem jest poważny. Dział transportu miał ciężarówkę na ten czas, przebieg następował zgodnie z procedurami wewnętrznymi, a słowa uznania po realizacji i wcześniejsze rozmowy skłoniły do zastanowienia – czy naprawdę poprzeczka postawiona jest tak nisko?
Każdy w swojej branży ma specjalistyczną wiedzę – wykonawca stoisk targowych zna się na planowaniu przestrzeni, pracownik huty metalurgicznej na tworzywach, producent produktów chemicznych na reakcjach mieszanin. Zapotrzebowanie na transport nie oznacza wiedzy na temat zawiłości w branży, a gotowość do pomocy partnerowi biznesowemu w nieznanym mu obszarze jest fundamentem wysokiej jakości usługi i owocnej współpracy. Każde zamówienie jest inne, natomiast mają one wiele części wspólnych, zebranych poniżej. Jeśli pojawiają się potrzeby wykraczające poza schemat to rozwiązanie, mimo iż może być nieoczywiste, zawsze jest do znalezienia.
Poniższa infografika oraz opisy ukazują jak wygląda procedura transportu, w oparciu o procesy wypracowane na wiedzy i doświadczeniu.
Jak zlecać i nie zwariować – jakich informacji potrzebuje dostawca usługi transportowej do należytej realizacji?
Podstawowymi informacjami są relacja przewozu (skąd-dokąd) oraz dostępność czasowa miejsca załadunku oraz rozładunku, tak aby sprawnie zaplanować pracę kierowcy. Waga i wymiary towaru, których to metry ładowne są do wyliczenia bazując na polu powierzchni, również są bardzo istotne. Typ towaru też jest ważny – nikt śrubek nie musi liczyć, ogólny zarys jest wystarczający. Jeśli są specjalne wymogi – użycie windy samowyładowczej, materiały klasyfikowane jako niebezpieczne, wkład kierowcy wykraczający poza prowadzenie pojazdu czy inne (mniej typowe) potrzeby – również trzeba to uwzględnić. Jeśli wymagany jest dany rodzaj pojazdu a specyfikacja towaru na to nie wskazuje to dostosowujemy się do sytuacji, która zazwyczaj wynika z prostego faktu, że ciężarówki nie wjadą do trudnodostępnych miejsc, a mniejsze pojazdy mieszczą mniejszą ilość towaru. Finalne rozwiązanie jest dostosowywane do potrzeb i preferencji partnera biznesowego.
Co następnie robimy my, jako firma transportowa?
Po złożeniu zapytania transparentnie przedstawiamy kosztorys operacji. Po akceptacji planujemy pojazd zgodnie z wytycznymi i wysyłamy numery rejestracyjne oraz dane kontaktowe kierowcy, wraz z planowanym czasem przyjazdu. Informujemy na poszczególnych etapach o przebiegu załadunku, włącznie z wysyłką zdjęć załadowanego towaru oraz dokumentów transportowych, a także szacowany czas przybycia. Kierowca przyjeżdża na miejsce, a po rozładunku zdjęcia dokumentów oraz faktura trafiają na Państwa maila.
Wniosek nasuwa się sam – nie ma się czego obawiać! Powodzenie operacji w dużej mierze zależy od powierzenia swojego biznesu w ręce osoby, która odpowie na pytania, wesprze swoją wiedzą oraz stawia satysfakcję partnera biznesowego jako priorytet. Ale czemu by tego nie sprawdzić na własnym doświadczeniu? Skontaktuj się, porozmawiaj z nami i przekonaj się sam!
Autor:
Nadia Potocka